地方财务角色、责任和最佳实践

财务负责人的角色:

1. 接收并将现金和支票存入当地银行账户.
2. 为适当授权的支出准备支票. 在准备支票之前, 确保受益人有权收到所发生费用的付款.
3. 在已签发的授权开支支票上签字, 与当地的总统或总统一起.
4. 通过保存财务记录和记录当地的财务交易，正确核算当地的所有资金和支出.
5. 准备每月报告给会员，详细说明收到的金额和支出.
6. 向受托人和/或审计员提供必要的信息，以便对当地财务进行季度/年度审计.

支票:

1. 所有空白支票必须上锁, 只有财务秘书或财务秘书
   有访问权限.
2. 所有开具的支票必须有两个签名, 最好是总统和财务秘书或财务秘书, 在支票上写上收款人和金额之前，不得签字.
3. 提前在支票上签字, 没有完成受益人和金额, 第二授权签字人可以选择将支票寄给他想要的人和他想要的金额.
4. 支票不能以现金/现金支付. 任何人都可以在此订单下兑现支票, 谁可能不是预期的收件人, 如果支票放错地方了.
5. 在获得适当级别的批准之前，支票不应开具和签署，以确保金额是当地的有效支出.
6. 一旦支票发出，, 支票号码必须记录在用于签发支票的凭证上. 证明文件应包括发票副本, 证明文件, 从信用卡对账单中提取, 费用的说明, 等等. 这确保了它不会被错误地支付两次，并且审计员可以在以后的日期与支票进行核对.
7. 取消/更改的支票必须保留和更改，以便无法兑现(例如, 在支票上写“取消”，然后剪下签名).
8. 支票的签字人不能是支票的受益人, 除非只有两个授权签署人.
9. 所有支票必须及时处理, 包括政府回扣, 以避免利息费用.

预先授权及网上付款:

1. 在某些情况下, 预先授权的付款可以自动从当地的银行账户中扣除. 虽然我们不推荐，但一些供应商可能会要求.
2. 预先授权付款, 当地应始终收到供应商的详细发票，并应遵循上述支票的授权步骤. 建议打印一份显示此预先授权付款的银行对账单副本, 由总统和财务秘书签署，以确保它已被正式批准，并附在详细的发票上.
3. 时不时地, 当地居民也可能被要求进行在线支付, 例如，通过信用卡. 不建议这样做，但这可能是提供者的要求. 建议打印一份包含此付款的银行对账单, 由总统和财务秘书签署，以确保它已被正式批准，并附在信用卡对账单和收据上.

支出:

确保支出得到适当批准, 应采用下列程序:

1. 赠礼

1. 地方法规必须包含捐赠支出政策.
2. 超过一定数额(例如$ 1,000)的捐款必须得到当地成员的批准，方可发出支票. 无论当地决定的限制是什么, 它必须记录在当地的规章制度中.
3. 档案秘书必须为所有经会员批准的捐赠准备一份文件, 签署并提交财务秘书或财务秘书进行二次批准和处理(附模板).
4. 较小的捐赠, 低于规定的阈值, 可以在没有成员事先批准的情况下进行吗, 只要它们是由总统和财务秘书批准的. 这些小额捐款必须详细说明，并作为财务秘书或财务秘书下次会员大会报告的一部分提交, 发行后, 供会员批准. 此程序应记录在当地法规中.

2. 旅行费用

1. 当地应制定旅行政策，并将其纳入当地法规.
2. 该旅行政策应具体规定个人有权获得的每日津贴以及如何获得这种津贴.
3. 如果里程是作为旅行的一部分支付的，费率必须在规定中规定. 费率也必须符合cra的指导方针.
4. 参加会议、代表大会、培训课程等的旅行. 在支出前必须得到成员的批准(附授权表格样本).
5. 有时，可能需要快速预订旅行. 如果是这样的话, 旅行必须得到行政部门的批准, 它必须详细说明，并作为财务秘书报告的一部分提交给下次会员大会批准.

6. 旅行政策应描述当地关于航空公司和酒店升级权利的政策.
7. 必须为所有可报销给特定个人的旅行准备和批准费用说明. 作为审批过程的一部分, 你必须确保受益人有权获得所要求的费用.

3. 当地的信用卡

1. 对于某些本地部分, 当地人可以选择拥有自己的信用卡来预订旅行.
2. 当地有自己的信用卡的地方, 她必须确保获得所有的信用卡交易单和发票. 这些必须与每个月底收到的信用卡对账单相协调.
3. 一旦所有收据都与信用卡对账单进行了比较, 该声明必须由总统和财务秘书批准, 在付款之前.
4. 当地的信用卡在任何时候都不能用于个人用途. 此外, 信用卡信息不应传达给任何未被授权使用信用卡的人.

4. 赔偿，费用，损失的时间

1. 当地法规应规定津贴/费用的数额和给予津贴/费用的条件.
2. 适用于有全职领导的本地团体, 他们的工资率必须在当地法规中列出, 当薪酬发生变化时，规章制度必须更新.
3. 适用于有兼职领导的本地团体, 规定必须明确规定他们的工作时间(例如每月20小时)，作为他们的津贴/费用或工作时间损失索赔的一部分. 任何超出预定金额的支付必须得到会员的批准, 在发生费用之前.
4. 法规必须明确界定什么是浪费时间. 一般规则, 损失的时间是指一个人在正常工作场所工作的时间, 但她不能这样做，因为她在为当地社区做生意。. 一个人不能要求比他在正常工作场所工作的时间更多的时间.

1. 损失的时间不包括预期的加班时间，但可能包括假期工资, 但前提是假期积分丢失了.
2. 当地是否为处理当地事务的人提供补偿性假期(银行假期), 在雇主休假或休假期间, 这必须在他们的规章中明确说明，并必须得到成员的批准, 在你受雇之前. Il est recommandé qu’un rapport sur les « jours accumulés >> soit préparé par le membre et présenté aux membres lors d’une assemblée régulière.
3. 如果会员在休假期间损失的时间得到补偿, 他不应该因为他通常的轮班而得到报酬, mais plutôt pour un « nombre d’heures pré-approuvé >> basé sur la durée prévue de l’assemblée. 在这种情况下，将不支付假期工资.

e.      任何损失时间的权利必须事先在会员大会上批准，并必须记录在由总统和档案秘书签署的损失时间表格上. 本表格的副本须由财务秘书或财务秘书保存.

1. 当这个人继续领取工资时, 必须填写一份工会释放表格并提交给单位批准. 工会释放表必须在单位批准后交回当地, 否则，申请必须被拒绝. 不要假设工会解放已经被接受. 所有完成的工会释放表格必须与从雇主收到的发票一致. 在这种情况下，雇主只有在与表格或信件进行比较后，才应该得到报酬。.

必须在当地和单位之间建立关于工会释放的主要联系, 避免重复和未经授权的工会释放. 除非由指定人员提出，否则不得向单位提出工会释放请求.

2. 当一个人没有收到工资时, 此表格/信件必须用于直接向个人付款.
3. 所有损失时间的付款必须附有工会释放表格/信.

f.      任何已支付的损失时间必须在下次会员大会上报告.

5. 资本支出

1. 所有资本支出，如电脑、设备、家具等。. 在支出前必须得到成员的批准.
2. 所有资本支出必须投标，至少2至3个报价. Il est impératif que la section locale examine les détails des devis et s’assurent que le « meilleur devis >> est accepté et pas seulement le devis le plus bas.

6.    其他支出

a.      La section locale doit élaborer une politique concernant les « repas et les divertissements >> et ce qui est considéré comme une dépense acceptable 来自当地的.

1. 当地必须根据每项活动设定餐费的限额, 以及当地官员每月可接受的限额;
2. 在提交报销申请时, 详细的餐厅收据必须附在个人费用单上, 并须载有出席人士的姓名及会议的目的;
3. 在当地的旅行政策中, 购买酒类也应考虑在内. 允许买酒吗, 若然, 购买的饮料数量有限制吗?;
4. 任何超出本政策规定限额的费用均不得支付.

b.      如果会员有手机或笔记本电脑, 他只能在工会事务中使用该物品. 所有非工会活动的费用必须退还给当地, 包括, 但不限于此, 计费分钟数, 漫游的费用, 快递服务的费用, 互联网超载.

c.      除正常管理过程外，上述未列明的其他费用

来自当地的, 必须得到会员的批准, 在支出前，并由档案秘书准备的证明文件证明.

全国工会退款:

1. 所有向国家办事处要求的退款必须以正式发票的形式提交, 有发票号码. 此发票必须总结索赔的费用，并附有相应的损失时间表格.
2. 确保及时向国家办事处提出索赔. 对超过一年的工作或费用的索赔将不予报销.

捐款:

1. 捐款必须不迟于收款后一个月的最后一天提交给国家财政部长或国家财政部长. 比如, 1月份收取的会费将在2月底前支付给全国工会.
2. 在同一时间, 一份完整的供款清单，包括已缴付供款的人士的姓名, 相应的工资率和正常工作时间应发送给国家秘书/司库或国家秘书/司库.

盘点:

1. 保存当地所有财产的记录, 包括购买日期和支付金额. 发票的实物副本也必须附在货物清单上.
2. 适用于笔记本电脑、设备、手机等. 分发给当地的领导和领导, 记录分发的内容，并让这些人在他们收到的设备上签名.

a.       会员所拥有的任何本地物业，均须记录在本地物业确认表格上(表格样本见附件)。. 此表格是当地和成员之间的协议，根据该成员从当地收到财产, 在当地活动中使用它们, et constitue une << reconnaissance >> que les biens doivent être restitués à la section locale après leur utilisation.

3. 在他们任期结束时, 上述第2点所述的设备必须归还当地.

投资/现金资产:

1. 当地必须准备一份投资政策，描述当地的投资类型和风险承受能力. 建议本地人投资无风险的投资，如CPG.
2. 请注意，有些投资工具不像其他投资工具那样以现金形式提供，当地必须确保一些现金资产在短期内是可获得的.
3. À aucun moment, une section locale ne peut << prêter >> ou <> de l’argent à un membre. 这违反了unifor的国家法规. 这包括礼品卡.
4. Si une section locale utilise un système de << petite caisse >>, 现金必须是安全的，并且每个月都要接近. 只有一名执行人员可以使用小额现金, 最好是财务秘书或财务秘书. 零用现金也只能用于工会活动. 随函附上一份小额现金凭证，用于记录所有现金交易.

银行对账单:

1. 必须每月进行银行对账，以确保没有授权交易通过当地银行账户进行.
2. 在可能的情况下, 这些银行对账单必须由负责签发支票的人以外的人进行.

保存记录:

1. 帐簿和记录应保存7年.
2. 书籍和记录必须锁在当地的房间里, 访问受限.
3. 如果当地的管理人员发生了变化, 特别是财务秘书或财务秘书, 所有的账簿和记录必须在适当的时候转移到新的财务秘书或新的财务秘书. 确保所有的账簿和记录都已交付, 建议即将离任和即将上任的财务部长或财务部长签署一封信，描述所有提交的内容.
4. 记录包括但不限于以下内容

1. 银行对账单/取消支票/空白支票/信用卡/电子钥匙链+信用卡
2. 发票/付款凭证/账簿
3. 用于记录当地金融交易的分类帐和总分类帐
4. 向会员提交财务报告
5. 受托人审计报告
6. 会议记录副本
7. 供款报告/供款收集清单
8. 工资记录, 如果你当地有工资账户, 包括T4, 工资单和与cra的通信
9. 零用金

向会员提交的财务报告:

1. 报告应定期提交给成员，最好是每月提交一次.
2. 报告必须包括自上一份报告以来收到和使用的金额的详细信息, 按收入和支出类型列出, 以及当地基金的剩余金额.
3. 必须向会员提供捐款费用的详细报告, 你的旅行费用, 与时间损失相关的费用, 津贴/酬金/工资及其他当地正常营运费用以外的开支.
4. 所有会议记录的副本应保存在档案中，以供董事或审计员审阅.

审计:

1.      当地居民被要求每季度将他们的财务记录提交给当地受托人审计，或每年由专业特许会计师审计账簿. 这是一项法规要求，确保本地资产用于本地成员的利益。.